Wat is nou precies online boekhouden?

De voor- en nadelen van je administratie in de cloud
De laatste jaren zijn steeds meer ondernemers overgestapt op online boekhouden. Dit is boekhouden op je computer via internet, zonder aparte softwareprogramma’s. In dit artikel wordt precies uitgelegd wat de voor- en eventuele nadelen zijn van online boekhouden.

Tot een jaar of tien geleden was boekhouden een kwestie van al je bonnetjes en facturen goed bewaren en die eens in de zoveel tijd aan je boekhouder of accountant overdragen, die de gegevens invoerde, overzichten genereerde en belastingaangifte deed. Dat werk is nu veel makkelijker geworden.

Eigenlijk zijn er nu drie soorten boekhouden. De een is ouderwets, op papier. De tweede is met een softwareprogramma (Excel kan ook) op je computer. De derde manier is online boekhouden. Alle drie de soorten kun je volledig zelf doen, of geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan een boekhouder of accountant.

Digitaliseren
Je mag je gegevens digitaal bewaren en aanleveren aan de Belastingdienst. Dit betekent dat er geen reden meer is om je administratie uit te printen en op papier te bewaren. Steeds meer bedrijven zijn daarom ook overgestapt op elektronisch factureren en een digitale administratie. Dit is namelijk veiliger, sneller, goedkoper en beter voor het milieu.

Er bestaat ook boekhoudsoftware die niet online is. Dat zijn programma’s die je koopt en op één pc installeert. Je kunt Excel gebruiken, maar zodra je meer mogelijkheden wilt, heb je een speciaal programma nodig. Om de boekhouding bij te werken, gebruik je dus het boekhoudprogramma op de pc waar je het op hebt geïnstalleerd.

Je moet investeren in een goed programma, maar daarna betaal je niet meer. Updates moet je apart aanschaffen en zelf doorvoeren. Het voordeel van digitaal boekhouden ten opzichte van boekhouden op papier is dat het programma allerlei overzichten kan genereren: je hebt altijd inzicht in je cashflow, omzet en winstontwikkeling. Soms koop je een duur programma en betaal je daarna niet meer, soms sluit je een service-abonnement af en betaal je per maand.

Online
Online boekhouden werkt ongeveer hetzelfde, maar dan zonder zo’n programma. Het is gewoon een website of app, die je op elke computer, tablet of je smartphone kunt opzoeken. Je logt in op de website en/of app met je gebruikersnaam en wachtwoord. Updates vanwege nieuwe wetgeving, betere beveiliging en extra mogelijkheden worden automatisch doorgevoerd. Je betaalt meestal een vast bedrag per maand voor online boekhouden.

Direct naar de webshop.

De snelste en makkelijkste manier van boekhouden is online. Gegevens kunnen automatisch worden ingeladen en je kunt er altijd bij, ook op je laptop thuis, je smartphone of je tablet. Cijfers invoeren wordt zo makkelijk, dat je altijd overzicht hebt in hoe je bedrijf er voorstaat. Dit betekent dat je sneller kunt inspelen op marktontwikkelingen en betere beslissingen kunt nemen.

Cloud
Je boekhouding wordt bij online boekhouden in de cloud bewaard. Dat is de meest veilige plek voor je data. Je kunt je gegevens niet kwijtraken bij een brand of computercrash. Aanbieders van online boekhoudsoftware bewaren hun data doorgaans op meerdere servers op verschillende plekken in de wereld, zodat de kans dat er ooit iets verloren gaat door een ongeluk minimaal is. Ook besteden zij veel aandacht aan online beveiliging.

De voordelen van online boekhouden:
Je kunt altijd en overal waar je internet hebt je boekhouding bijwerken;
Je hebt altijd en overal inzicht in je cijfers;
Overzichten worden automatisch gegenereerd;
Updates worden automatisch doorgevoerd;
Je boekhouding blijft altijd bewaard zonder dat je hoeft te back-uppen;
Andere bedrijfsprogramma’s (zoals internetbankieren, een kassasyteem, voorraadbeheer en debiteurenbeheer) kunnen worden gekoppeld;
De boekhouding kost je geen ruimte;
Je kunt het programma zo inrichten dat het precies past bij je bedrijf;
Je kunt heel makkelijk een accountant of adviseur live laten meekijken.

De nadelen van online boekhouden:
Je zit vast aan een abonnement;
Je hebt een internetverbinding nodig;
Je bent kwetsbaarder voor hackers;
Papieren gegevens moet je overtikken of inscannen;
Je hebt je boekhouding niet meer volledig in eigen huis.

Wachtwoord
Bij online boekhouden hoef je je niet bezig te houden met de beveiliging van je data, je moet alleen zorgen dat je sterke wachtwoorden kiest, deze regelmatig verandert en alleen inlogt als je internetverbinding veilig is. Online boekhoudprogramma’s steken veel energie in bescherming tegen hackers, hier hoef jij je dus niet meer druk over te maken.

Vertrouwen
Bij online boekhouden staat je data in de cloud. Dit is voor veel ondernemers misschien nog een wat abstract begrip. Waar is dat eigenlijk, en hoe veilig zijn je gegevens? Bij online boekhouding worden je gegevens versleuteld en opgeslagen in de cloud, op servers die overal ter wereld kunnen staan. Kijk in de voorwaarden van je aanbieder om te zien hoe jouw privacy wordt beschermd en of je gegevens niet met derde partijen worden gedeeld. De grotere aanbieders van online boekhoudsoftware geven deze garanties eigenlijk altijd.

Bron: mkbservicedesk.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *